Privacyverklaring

1. Inleiding

De Pollux groep hierna te noemen Pollux hecht grote waarde aan zorgvuldige en veilige omgang met privacygevoelige informatie van haar websitebezoekers, kandidaten, werknemers en zelfstandigen. Pollux heeft daarom dit privacy statement opgesteld. Pollux behandelt en beveiligt de aan haar toevertrouwde persoonlijke informatie uiterst zorgvuldig. Met deze privacy statement geeft Pollux u inzicht hoe Pollux in voorkomende situaties conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) met uw persoonsgegevens omgaat.

2. Wie zijn wij

De Pollux groep bestaat onder andere uit:

  • Pollux Personeelsdiensten B.V.
  • Pollux Detachering B.V.
  • Themis B.V.
  • Pollux Lodgement & Transport B.V.

Pollux groep is gevestigd op de Ettenseweg 6, 4706 PB te Roosendaal.

Pollux is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de AVG en heeft daarmee zeggenschap over de verwerking van de persoonsgegevens en stelt het doel en de middelen voor de verwerking vast.

Pollux schakelt andere bedrijven in om diensten voor haar uit te voeren. Daarnaast maakt Pollux gebruik van externe wervingskantoren. Pollux blijft in deze situaties verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Met deze bedrijven maakt Pollux contractuele afspraken in een verwerkersovereenkomst over de omgang van uw persoonsgegevens, zodat uw privacy gewaarborgd blijft.

3. Technische informatie

Wanneer u onze website bezoekt verzamelt de website automatisch informatie over de (apparaten van) onze bezoekers. Het gaat hierbij bijvoorbeeld over informatie met welk apparaat de website wordt bezocht, het IP-adres van uw apparaat, het IP-adres van uw Internet Service Provider, het besturingssysteem dat u gebruikt, datum en tijd van uw bezoek, het internetadres van de website vanwaar u rechtstreeks bent doorgelinkt, de door u bezochte pagina’s en de informatie die u heeft bekeken op de website, de geo locatie waar u zich bevindt en het materiaal dat u opstuurt naar en downloadt van de website. Wij gebruiken deze technische informatie voor het beheer van de website en ter verbetering van de kwaliteit en effectiviteit van onze website.

4. Cookies

Pollux maakt gebruik van cookies en web-statistieken. Zo zijn wij in staat te bekijken hoe bezoekers onze website gebruiken. Zodoende kunnen wij onze website beter aanpassen op de gebruiksvoorkeuren van onze bezoekers. Cookies zijn kleine stukjes informatie die op uw computer worden opgeslagen. Bij een volgend bezoek aan onze website worden deze kleine stukjes informatie herkend wat uw bezoek eenvoudiger maakt.

5. Wanneer verzamelen wij uw persoonsgegevens?

In de volgende gevallen is het ons toegestaan uw gegevens te bewaren en verwerken:

  • Als u Pollux schriftelijk toestemming heeft gegeven voor de verwerking van uw persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij u partij bent, of om op verzoek van u vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen
  • Als verwerking noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting die op Pollux rust
  • Als de verwerking noodzakelijk is om uw of andermans vitale belangen te beschermen
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de vervulling van een taak van algemeen belang of van een taak in het kader van de uitoefening van het openbaar gezag dat aan Pollux is opgedragen
  • Als de verwerking noodzakelijk is voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van Pollux of van een derde, behalve wanneer uw belangen of de grondrechten en de fundamentele vrijheden die tot bescherming van uw persoonsgegevens nopen, zwaarder wegen dan die belangen.

6. Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens

Uw persoonsgegevens worden gebruikt om de aan u aangeboden Diensten zo goed mogelijk te kunnen verlenen, waaronder uitzenden, detachering, bemiddeling, payroll, huisvesting, vervoer, salarisadministratie, personeelsmanagement, persoonlijke ontwikkeling & inzetbaarheid en werving & selectie. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan de SNA en inspectie instellingen om te kunnen voldoen aan onze wettelijke verplichtingen.

Pollux gebruikt uw gegevens voor onderstaande doeleinden:

  • Vraag en aanbod op de arbeidsmarkt bij elkaar brengen.
  • U op de hoogte te brengen van interessante aanbiedingen van producten en diensten van Pollux en van derden.
  • Ten behoeve van opkomstcontrole in relatie tot werk.
  • Gewerkte uren te registreren en te verwerken in ons salarissysteem.
  • Uw geschiktheid en beschikbaarheid te kunnen beoordelen in verband met een bemiddeling naar vast of tijdelijk werk dan wel een opdracht, waarbij ook gebruik gemaakt kan worden van testresultaten.
  • Nieuwsbrieven en promotie-acties die voor u interessant kunnen zijn, uitsluitend indien u zich daarvoor heeft aangemeld.
  • Een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u aan te gaan en te onderhouden en hiervoor de relevante administratie uit te voeren.
  • Onze re-integratieverplichtingen na te komen en hiermee te voldoen aan vanuit de overheid opgelegde regelgeving.
  • Om personen met een grote(re) afstand tot de arbeidsmarkt aan het werk te helpen.
  • Een opdracht bij de opdrachtgever te kunnen vastleggen in een overeenkomst met de opdrachtgever en de overeenkomst met de opdrachtgever te onderhouden en na te komen.
  • Ten behoeve van onze opdrachtgevers gegevens te verwerken in het kader van een pre-employment screening.
  • Voor het bevorderen van uw persoonlijke ontwikkeling en inzetbaarheid, waaronder training, opleiding en testen.
  • Voor managementdoeleinden waaronder managementinformatie, het verzorgen van interne controles en bedrijfsveiligheid en het uitoefenen van audits en accountantscontrole.
  • Kwaliteitsdoeleinden zoals certificering.
  • Subsidies, premiekortingen e.d. aan te vragen.
  • Als we een werknemers- of personeels-/bemiddelingsrelatie met u zijn aangegaan, voor naleving van wet- en regelgeving, waaronder maar niet beperkt tot identificatie, arbeidswetgeving, fiscale- en socialezekerheidswetgeving, bestrijding van fraude en nationale en internationale sanctiewetgeving.
  • Het aanbieden van huisvesting – indien gewenst.
  • Het aanbieden van vervoer – indien gewenst.

7. Welke persoonsgegevens verzamelen wij van u?

Pollux kan als u werkzoekende, kandidaat, gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer, zelfstandig ondernemer en/of zakelijke relatie bent van Pollux, de onderstaande persoonlijke gegevens verwerken. U bent zelf verantwoordelijk dat de door u aangedragen persoonlijke gegevens juist en up to date zijn.

Werkzoekende of kandidaat

  • NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens.
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht.
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan.
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring.
  • Op vrijwillige basis een andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto).
  • Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.

Gedetacheerde, (tijdelijke) werknemer en zelfstandig ondernemer
Indien u voor Pollux of haar opdrachtgevers kunt gaan werken/werkt/heeft gewerkt, kan Pollux onderstaande gegevens verwerken:

  • NAW-gegevens, e-mailadres, telefoonnummer, bank- en/of girorekeningnummer en andere contactgegevens.
  • Geboortegegevens, leeftijd, geslacht.
  • Curriculum vitae (cv), informatie over opleiding, stages en werkervaring.
  • Gegevens over trainingen en opleidingen en/of testen die u zelf of via ons hebt gevolgd of gedaan.
  • Gegevens over beschikbaarheid en verlof.
  • Nationaliteit, BSN & identiteitsbewijs (kopie identiteitsbewijs), een eventuele werkvergunning.
  • Gegevens in het kader van een pre-employment screening.
  • Gegevens betreffende de aard en inhoud van de vorige arbeidsbemiddelingen, alsmede betreffende de beëindiging ervan.
  • Andere gegevens die van belang (kunnen) zijn in het kader van de beoordeling van de geschiktheid van de kandidaat, bijvoorbeeld referenties en getuigschriften en gegevens betreffende werkervaring.
  • Overige gegevens die gerelateerd zijn aan de personeels-, salaris- en verzuimregistratie.
  • Op vrijwillige basis andere content waarmee u uzelf voorstelt (video, foto).
  • Andere dan de hierboven genoemde gegevens waarvan de verwerking wordt vereist ingevolge of noodzakelijk is met het oog op de toepassing van de wet.
  • Registratie in het kader van het bijhouden van de ritadministratie.
  • Registatie in het kader van transportplanning.
  • Registratie ten behoeve van het regelen van een zorgverzekering.
  • Inschrijven BRP en RNI ten behoeve van het verkrijgen van een BSN-nummer.

8. Derden

Pollux kan uw persoonsgegevens doorgeven aan andere entiteiten van Pollux, haar opdrachtgevers, onderaannemers (bijvoorbeeld gegevensverwerkers) die namens Pollux diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, leveranciers, overheidsinstanties en andere zakelijke relaties. En in alle overige gevallen waarin wij hiertoe kunnen worden verplicht, bijvoorbeeld door een gerechtelijk bevel of een gerechtelijk vonnis.

De verstrekking van de persoonsgegevens geschiedt op basis van een gerechtvaardigd belang, wettelijke verplichting en/of ter uitvoering van de overeenkomst in overeenstemming met de doelen zoals genoemd bij “Waarom verzamelen wij uw persoonsgegevens?”.

Uw persoonsgegevens kunnen worden doorgegeven buiten Nederland. Pollux heeft de nodige maatregelen genomen om te verzekeren dat de doorgegeven persoonsgegevens adequaat worden beschermd.

9. Uw rechten

Wij hechten er waarde aan dat u makkelijk gebruik kan maken van uw rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens. Als u gebruik wenst te maken van een van de u toekomende en hieronder benoemde rechten kunt u zoals onderstaand wordt omschreven contact met ons opnemen. Mocht onverhoopt blijken dat wij verkeerde persoonsgegevens van u hebben verstrekt zullen wij dit rectificeren.

Inzage gegevens
U kunt ons op elk gewenst moment benaderen via de functionaris voor de gegevensbescherming (FG) mevrouw C. Verlaan en haar te verzoeken aan te geven welke (categorieën van) gegevens wij van u verwerken, voor welke doeleinden dat gebeurt, van welke bron de gegevens komen en welke bewaartermijnen door ons worden gehanteerd.

Wijzigen gegevens
Indien u een aanpassing wenst in uw persoonsgegevens dient u Pollux schriftelijk via emailadres cathalijn@pollux.nl of per brief gericht aan Pollux, Ettenseweg 6, 4706 PB te Roosendaal te verzoeken dit voor u te verrichten. Onze medewerkers zijn gerechtigd om u te vragen bij ons kenbaar te maken wat uw identiteit is.

Verwerking van uw gegevens beperken
Wanneer u het niet eens bent met de inhoud van de gegevens die wij van u bewaren, kunt u schriftelijk een verzoek indienen tijdelijk de verwerking van uw gegevens te beperken. Wij wachten dan met het verspreiden van uw gegevens tot deze naar uw mening weer op orde zijn. U kunt een verzoek tot een verwerkingsbeperking op elk gewenst moment schriftelijk via emailadres cathalijn@pollux.nl of per brief gericht aan Pollux, Ettenseweg 6, 4706 PB te Roosendaal indienen bij de Functionaris voor de gegevensbescherming (VG) mevrouw C. Verlaan.

Wanneer wij verwerking van uw persoonlijke gegevens beperken stellen wij u hiervan schriftelijk op de hoogte.

Recht om gegevens over te dragen
U kunt de persoonsgegevens die wij van u bewaren, in een gestructureerde, gangbare en machine leesbare vorm opvragen via de Functionaris voor de gegevensbescherming (VG) mevrouw C. Verlaan. U bent volledig vrij deze informatie over te dragen aan derde.

Recht om vergeten te worden
Wanneer u geen gebruik meer wenst te maken van onze diensten kunt u schriftelijk een verzoek van verwijdering van al uw persoonlijke gegevens indienen bij de Functionaris voor de gegevensbescherming (FG) mevrouw C. Verlaan.

U kunt dit op elk gewenst moment doen via emailadres cathalijn@pollux.nl of per brief gericht aan Pollux B.V., Ettenseweg 6, 4706 PB te Roosendaal.

Wij kunnen niet aan uw verzoek voldoen indien een wettelijke grondslag van Pollux vraagt uw gegevens conform de verjaringstermijn nog te bewaren. Zodra deze termijn is verstreken zullen wij uw gegevens direct verwijderen en u hiervan in kennis stellen.

U kunt daarnaast uw eventueel verleende toestemming om uw gegevens te verwerken op elk gewenst moment intrekken. Wij zullen de verwerking van uw persoonsgegevens waarvoor u toestemming had verleend staken. Het intrekken van uw toestemming heeft echter geen invloed op de verwerkingen die al hebben plaatsgevonden.

Procedure, responstermijn en kosten
Wij proberen uw verzoeken als genoemd in dit hoofdstuk zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand te behandelen. Wij zijn verplicht uw identiteit te controleren voordat aan uw verzoeken kan worden voldaan. Uw verzoeken worden in beginsel elektronisch behandeld, tenzij dat niet mogelijk is of u anders verzoekt.

Voor de behandeling van uw voornoemde verzoeken brengen wij u in beginsel geen kosten in rekening, tenzij uw verzoeken buitensporig zijn, kennelijk ongegrond of indien u bij het recht op inzage om bijkomende kopieën verzoekt.

10. Functionaris gegevensbescherming

Pollux heeft een functionaris voor gegevensbescherming aangesteld die binnen de organisatie toezicht houdt op de toepassing en naleving van de privacyregels. U kunt de Functionaris voor gegevensbescherming schriftelijk benaderen via uzk@pollux.nl of per brief gericht aan Pollux, Ettenseweg 6, 4706 PB te Roosendaal, ter attentie van mevrouw C. Verlaan.

11. Beveiliging

Pollux doet er alles aan om uw persoonsgegevens optimaal te beveiligen tegen onrechtmatig gebruik. Wij doen dit aan de hand van fysieke, administratieve, organisatorische en technische maatregelen. Bijvoorbeeld: alleen geautoriseerde hebben toegang tot de gegevens. Indien en voor zover gegevens worden verstrekt aan gegevensbewerkers die namens haar diensten verlenen of opdrachten uitvoeren, is Pollux met hen overeengekomen dat zij de persoonsgegevens eveneens optimaal beveiligen.

12. Bewaartermijn

Pollux bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel van de verwerking en conform de wettelijke bewaartermijnen.

13. Vragen, opmerkingen, klachten of (vermoeden) Datalek

Hebt u vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van uw persoonsgegevens door Pollux, dan kunt u schriftelijk contact met ons opnemen via uzk@pollux.nl of per brief gericht aan Pollux B.V., Ettenseweg 6, 4706 PB te Roosendaal.

Indien u het niet eens bent met het gebruik van uw persoonsgegevens door Pollux, kunt u eveneens een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Wijzigingen

Pollux behoudt zich het recht voor om dit privacy statement aan te passen of te wijzigen. Geen van de bepalingen uit het privacy statement heeft tot doel om enige verplichting of overeenkomst tot stand te doen komen tussen Pollux en een betrokkene.

15. Overige bepalingen

Op de bepalingen uit deze privacy statement en alle hieruit voortvloeiende geschillen is Nederlands recht van toepassing.