Protokół ochrony danych osobowych

1. Wprowadzenie

Grupa Pollux (zwana w dalszej części firmą Pollux) przywiązuje dużą wagę do odpowiedniego obchodzenia się z poufnymi danymi różnego typu – np. danymi osób odwiedzających jej stronę internetową, danymi kandydatów, pracowników oraz osób trzecich. Firma Pollux ustanowiła niniejszy Protokół ochrony danych osobowych. Firma Pollux obchodzi się z danymi osobowymi z najwyższą ostrożnością. Za pomocą niniejszego Protokołu firma Pollux opisuje, w jaki sposób obchodzi się z Państwa danymi osobowymi w ramach Ogólnego rozporządzenia o ochronie Danych Osobowych (nid. Algemene Verordening Gegevensbescherming – AVG).

2. Kim jesteśmy

Grupa Pollux składa się między innymi z:

  • Pollux Personeelsdiensten B.V.,
  • Pollux Detachering B.V.,
  • Themis B.V.
  • Pollux Lodgement & Transport B.V.,

Ettenseweg 6, 4706 PB Roosendaal.

Na firmie Pollux w świetle AVG spoczywa odpowiedzialność za przetwarzanie danych, a tym samym ma ona kontrolę nad przetwarzaniem danych osobowych i określa cel i środki do tego niezbędne.

Firma Pollux angażuje inne firmy, aby wykonywały dla niej zlecenia. Oprócz tego firma Pollux korzysta z zewnętrznych biur rekrutacyjnych. W obu sytuacjach firma Pollux ponosi odpowiedzialność za przetwarzanie Państwa danych. Firma Pollux poczyniła w obu tych przypadkach ustalenia kontraktowe o przetwarzaniu danych, które określają sposoby przetwarzania danych osobowych w sposób gwarantujący Państwa bezpieczeństwo.

3. Informacje techniczne

Kiedy odwiedzają Państwo naszą stronę internetową, strona gromadzi automatycznie informacje na Państwa temat oraz na temat urządzeń z których Państwo korzystają. Chodzi tu na przykład o to z jakiego urządzenia logują się Państwo na stronie, adres IP Państwa urządzenia, adres IP Państwa dostawcy internetu, system operacyjny z jakiego Państwo korzystają, datę i godzinę Państwa wizyty, adres strony z której zostali Państwo przekierunkowani, strony przez Państwa odwiedzane oraz informacje które oglądali Państwo na stronie, Państwa lokalizacje, materiały które Państwo pobrali lub wysłali. Używamy tych informacji technicznych, aby poprawić jakość oraz efektywność naszej strony.

4. Cookies

Firma Pollux korzysta z plików cookie oraz statystyk internetowych. Dzięki pilikom cookie możemy sprawdzić, w jaki sposób odwiedzający korzystają z naszej strony, przez co możemy lepiej dostosować stronę do preferencji użytkowników. Cookie to małe fragmenty informacji, które zapisywane są na Państwa komputerze. Podczas kolejnej wizyty na naszej stronie wykorzystywane są one aby rozpoznać Państwa wizytę i ją ułatwić.

5. Kiedy gromadzimy Państwa dane osobowe?

Przetwarzanie i przechowywanie Państwa danych jest dozwolone w następujących przypadkach:

  • Kiedy udzielili Państwo firmie Pollux pisemnego pozwolenia na przetwarzanie Państwa danych osobowych w konkretnym celu.
  • Jeśli Przetwarzanie Państwa danych jest niezbędne do realizacji postanowień umowy, której są Państwo stroną, bądź tez – na Państwa wniosek – przed rozpoczęciem umowy;
  • Kiedy przetwarzanie danych jest niezbędne, aby zrealizować zobowiązania prawne spoczywające na firmie Pollux;
  • Kiedy przetwarzanie danych jest niezbędne, aby ochronić żywotne interesy Państwa lub osób trzecich;
  • Kiedy przetwarzanie danych jest niezbędne do wykonania zadania użyteczności publicznej lub zadania w ramach wykonywania zadań władzy publicznej przypisanej firmie Pollux;
  • Kiedy przetwarzanie danych jest niezbędne do ochrony uzasadnionych interesów firmy Pollux lub osób trzecich, za wyjątkiem sytuacji, w których Państwa podstawowe prawa i wolności (wymagające ochrony danych osobowych) są istotniejsze niż te interesy.

6. Dlaczego gromadzimy Państwa dane osobowe

Państwa dane osobowe wykorzystywane są, aby w jak najlepszy sposób wykonywać na Państwa rzecz różnego typu świadczenia, takie jak na przykład oddelegowanie do pracy, pośredniczenie, wyplata wynagrodzeń, zakwaterowanie, transport, administracja wynagrodzeń, zarządzanie personelem, rozwój osobisty oraz zwiększanie zdolności do zatrudnienia jak również rekrutacja. Oprócz tego Państwa dane mogą zostać przekazane SNA oraz instytucjom kontrolującym, w celu wywiązania się z zobowiązań prawnych.

Pollux używa Państwa danych w następujących celach:

  • Aby reagować na popyt i podaż na rynku pracy;
  • Aby Poinformować Państwa o interesujących ofertach, produktach i świadczeniach oferowanych przez firmę Pollux oraz osoby trzecie;
  • W celu kontrolowania przyjazdów związanych z pracą;
  • W celu rejestracji przepracowanych godzin w naszym systemie wynagrodzeń;
  • W celu Państwa oceny pod kątem ewentualnego doboru pracy oraz dostępności w ramach pośrednictwa w stałej lub tymczasowej pracy lub zleceniu, gdzie mogą być również wykorzystane wyniki testów;
  • Aby móc przesyłać Państwu newsletter oraz materiały promocyjne, jednak jedynie gdy wyrazili Państwo takie życzenie, zapisując się na nie;
  • W przypadku zawierania i utrzymywanie stosunków pracowniczych, kadrowych bądź pośredniczych oraz prowadzenia odpowiedniej administracji w tym celu;
  • W celu realizacji zobowiązań reintegracyjnych wynikających z obowiązujących przepisów;
  • Aby pomoc znaleźć pracę osobom, które mają większe trudności z dotarciem do rynku pracy;
  • Aby móc zarejestrować zamówienie zleceniodawcy w formie umowy i je zrealizować;
  • Aby moc przetwarzać dane na potrzeby zleceniodawcy w ramach tzw. badania przed zatrudnieniem;
  • Aby umożliwić dalszy rozwój zawodowy pracownika i zwiększenia jego szansy na angaż, poprzez treningi, szkolenia i testy;
  • W celach gromadzenia informacji niezbędnych do zarządzania, przeprowadzania kontroli oraz gwarantowania bezpieczeństwa firmy jak również do przeprowadzania audytów i kontroli księgowych;
  • W celach rozwijania jakości, jak na przykład certyfikowanie;
  • Aby moc ubiegać się o subsydia, zniżki etc.;
  • Jeśli zawarliśmy z Państwem relacje pracowniczą/oddelegowania/pośredniczą w celu przestrzegania obowiązujących przepisów prawnych, w tym (ale nie tylko) obowiązku identyfikacyjnego, Ustawy pracy, przepisów prawa fiskalnego oraz ubezpieczeń społecznych, zwalczania defraudacji oraz przestrzegania państwowych i międzynarodowych przepisów karnych;
  • Jeśli oferujemy Państwu zakwaterowanie (jeśli wyrazili Państwo takie życzenie);
  • Jeśli oferujemy Państwu transport (jeśli wyrazili Państwo takie życzenie).
  • W celu ochrony zdrowia narodu holenderskiego.

7. Jakie dane osobowe gromadzimy?

Firma Pollux może przetwarzać Państwa dane jako osób poszukujących pracy, kandydatów, osób oddelegowanych do pracy, pracowników (tymczasowych), samodzielnych przedsiębiorców lub relacji biznesowych firmy Pollux. Są Państwo sami odpowiedzialni za poprawność i aktualność własnych danych.

Osoby szukające pracy oraz kandydaci

  • Imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu i inne dane kontaktowe;
  • Data urodzenia, wiek, pleć;
  • Curriculum vitae (cv), informacje na temat wyksztalcenia, staży i doświadczenia zawodowego;
  • Informacje na temat wyksztalcenia, odbytych treningów i testów, które przeszli Państwo za naszym pośrednictwem lub indywidualnie;
  • Dane dotyczące dostępności oraz urlopów;
  • Inne dane, które mogą mieć znaczenie przy ocenie Państwa jako kandydatów np. referencje lub świadectwa pracy od poprzednich pracodawców;
  • Inne dane, za pomocą których dobrowolnie się Państwo zaprezentowali (zdjęcia, video etc.);
  • Inne dane, których przetworzenie jest wymagane lub konieczne ze względu na zastosowanie przepisów prawnych

Osoby oddelegowane do pracy, pracownicy (tymczasowi) oraz samodzielni przedsiębiorcy
Jeśli będą Państwo pracować/pracują/pracowali Państwo dla firmy Pollux lub jej zleceniodawców, firma Pollux może przetwarzać następujące dane:

  • Imię i nazwisko, adres, adres e-mail, numer telefonu, numer rachunku bankowego oraz inne dane kontaktowe;
  • Dane związane z urodzeniem, wiek, płeć;
  • Curriculum vitae (cv), informacje na temat wyksztalcenia, staży i doświadczenia zawodowego;
  • Informacje na temat wyksztalcenia. odbytych treningów i testów, które przeszli Państwo za naszym pośrednictwem lub indywidualnie;
  • Dane dotyczące dostępności oraz urlopów;
  • Narodowość, BSN, dane identyfikacyjne (chodzi to o kopie dowodu tożsamości), ewentualnie – pozwolenie na prace;
  • Dane związane z wywiadem przed zatrudnieniem;
  • Dane dotyczące poprzedniego pośrednictwa pracy, jak również jego zakończenia;
  • Inne dane, które mogą mieć znaczenie podczas oceny odpowiedniości kandydata, np. referencje lub świadectwa pracy oraz dane dotyczące doświadczenia zawodowego;
  • Pozostałe dane, które związane są z rejestracją danych pracowniczych, wynagrodzenia oraz zwolnień chorobowych;
  • Inne dane, za pomocą których Państwo dobrowolnie się zaprezentowali (zdjęcia, video etc.);
  • Inne dane, których przetworzenie jest wymagane lub konieczne ze względu na zastosowanie przepisów prawnych;
  • Rejestracja danych związanych z przejazdami;
  • Rejestracja w związku z planowaniem transportu;
  • Rejestracja na potrzeby ubezpieczenia zdrowotnego;
  • Zapisy do BRP lub RNI w celu wyrobienia numeru BSN.

8. Osoby trzecie

Firma Pollux może przekazać Państwa dane osobowe innym jednostkom grupy Pollux, swoim zleceniodawcom, podwykonawcom (np. przetwarzającym dane) którzy w imieniu firmy Pollux świadczą usługi lub wykonują zlecenia, dostawcom, organom władzy oraz relacjom biznesowym. Oraz we wszystkich wymienionych przypadkach, w których firma Pollux jest do tego zobowiązana, na przykład nakazem lub wyrokiem sądowym.
Przekazywanie danych osobowych odbywa się w oparciu o uzasadniony interes, zobowiązanie prawne bądź tez w ramach wykonywania postanowień umowy zgodnie z celami określonymi w rozdziale “Dlaczego gromadzimy Państwa dane osobowe”
Państwa dane osobowe mogą zostać przekazane jednostkom poza granicami Holandii. Firma Pollux podjęła stosowne działania w celu zapewnienia adekwatnej ochrony Państwa danych osobowych.

9. Państwa prawa

Przywiązujemy dużą wagę do tego, by mogli Państwo w prosty sposób wykorzystać swoje prawa do przetwarzania Państwa danych osobowych. Jeśli zechcą Państwo skorzystać z przysługujących im praw (opisanych poniżej), mogą Państwo skontaktować się z nami w sposób opisany w dalszej części niniejszego tekstu. Jeśli mimo to dojdzie do przekazania niewłaściwych danych osobowych, natychmiast to skorygujemy.

Wgląd w dane
W każdej chwili mogą się Państwo skontaktować z pracownikiem do spraw ochrony danych osobowych, panią C. Verlaan i zapytać o to, jakie Państwa dane (bądź kategorie danych) przetwarzamy, w jakich celach, z jakiego źródła pochodzą te dane i jak długo są one przez nas przechowywane.

Zmiana danyc

Jeśli chcą Państwo zmienić swoje dane osobowe powinni to Państwo zrobić pisemnie kontaktując się z nami bądź mailowo na adres cathalijn@pollux.nl, bądź tez pocztą wysyłając list na adres naszego biura Pollux, Ettenseweg 6, 4706 PB w Roosendaal. Nasi pracownicy są upoważnieni do zweryfikowania Państwa tożsamości.

Ograniczenie przetwarzania Państwa danych
Jeśli nie zgadzają się Państwo z zawartością Państwa danych osobowych, które przetwarzamy, mogą Państwo złożyć pisemny wniosek o czasowe ograniczenie możliwości przetwarzania danych. Wstrzymamy się wówczas z przekazywaniem Państwa danych do momentu, w którym w Państwa ocenie będą one poprawne. Wniosek o czasowe ograniczenie przetwarzania danych mogą Państwo zgłosić w dowolnym momencie, wysyłając maila na adres cathalijnpollux.nl bądź tez listownie na adres naszego biura: Pollux, Ettenseweg 6, 4706 PB w Roosendaal do wiadomości pracownika ds. ochrony danych osobowych, pani C. Verlaan.

Kiedy ograniczymy przetwarzanie Państwa danych osobowych, poinformujemy o tym fakcie pisemnie.

Prawo do przeniesienia danych
Mogą Państwo poprosić urzędnika ds. ochrony danych osobowych, panią C. Verlaan o przekazanie przechowywanych przez nas Państwa danych osobowych w ustrukturyzowanej, przejrzystej i możliwej do odczytu maszynowego formie. Mogą Państwo bez żadnych ograniczeń przekazywać te dane osobom trzecim.

Prawo do usunięcia danych
Jeśli nie chcą już Państwo dłużej korzystać z naszych usług, mogą Państwo złożyć u nas pisemny wniosek z prośbą o usunięcie Państwa danych – wniosek ten należy skierować do pani C. Verlaan, pracownika do spraw ochrony danych osobowych.

Wniosek ten mogą Państwo przesłać na adres uzk@pollux.nl lub drogą listowną na adres firmy Pollux B.V., Ettenseweg 6, 4706 PB w Roosendaal.

Oczywiście mogą Państwo w każdym momencie wycofać pozwolenie na przetwarzanie Państwa danych osobowych. Wstrzymamy wówczas przetwarzanie Państwa danych (do których mieliśmy dostęp) po uzyskaniu od Państwa zgody. Wycofanie zgody nie działa wstecz tj. nie zmienia procesów, które przebiegły do tego momentu.

Prawo do sprzeciwu

W każdej chwili mają Państwo prawo do zgłoszenia sprzeciwu dotyczącego przetwarzania Państwa danych ze względu na Państwa konkretną sytuację.

Procedura, czas reakcji oraz koszty
Staramy się przetworzyć Państwa wnioski (opisane w tej części) jak najszybciej, najpóźniej w ciągu jednego miesiąca. Jesteśmy zobowiązani do skontrolowania Państwa tożsamości, zanim spełnimy Państwa prośbę. Państwa wnioski przetwarzane są elektronicznie, chyba ze nie jest to możliwe, bądź tez wnioskowali Państwo inaczej.

Jeśli chcą Państwo powołać się na jedno z przysługujących Państwu praw, powinni Państwo najpierw uzupełnić i podpisać formularz, dołączony do niniejszego Protokołu w formie załącznika.

Za przetwarzanie Państwa wniosków tego typu nie pobieramy żadnych opłat, chyba ze Państwa wnioski będą bardzo liczne, nieuzasadnione, bądź tez jeśli korzystając z prawa do wglądu w dane poproszą Państwo również o sporządzenie kopii.

10. Pracownik do spraw o ochrony danych osobowych

Firma Pollux ustanowiła specjalnego pracownika ds. ochrony danych osobowych, który czuwa w naszej organizacji nad przestrzeganiem przepisów związanych z ochroną danych osobowych. Mogą się Państwo do niego zwracać drogą mailową pisząc na adres uzk@pollux.nl lub listownie na adres biura Pollux, Ettenseweg 6, 4706 PB w Roosendaal, do wiadomości p. C. Verlaan.

11. Zabezpieczenia

Firma Pollux dokłada wszelkich starań, aby w należyty sposób zabezpieczyć Państwa dane przed nieuprawnionym użyciem. Działamy w oparciu o środki fizyczne, administracyjne, organizacyjne oraz techniczne. Przykład: dostęp do danych mają wyłącznie osoby autoryzowane. Jeśli dane muszą zostać przekazane osobom trzecim (instytucjom), które świadczą serwis bądź wykonują określone zlecenie, podpisują one z firmą Pollux umowę o optymalnym zabezpieczaniu przetwarzanych danych osobowych.

12. Termin odwołania

Firma Pollux przechowuje dane osobowe nie dłużej, niż jest to konieczne oraz zgodnie z terminem określonym w odnośnej ustawie.

13. Pytania, uwagi, skargi lub podejrzenie wycieku danych

Jeśli mają Państwo pytania, uwagi lub skargi dotyczące ochrony Państwa danych osobowych mogą Państwo skontaktować się z nami mailowo uzk@pollux.nl lub listownie – Pollux B.V., Ettenseweg 6, 4706 PB te Roosendaal.
Jeśli nie zgadzają się Państwo ze sposobem przetwarzania Państwa danych przez firmę Pollux, mogą Państwo złożyć oficjalną skargę w Autoriteit Persoonsgegevens.

14. Zmiany

Firma Pollux zastrzega sobie prawo do zmiany bądź dostosowania niniejszego Protokołu. Żadne z postanowień Protokołu o ochronie danych osobowych nie ma na celu ustanowienia jakiegokolwiek zobowiązania ani porozumienia między firmą Pollux a osobą, o której dane chodzi.

15. Postanowienia ogólne

W przypadku postanowień niniejszego Protokołu mają zastosowanie przepisy prawa niderlandzkiego.